Bemanning och personal i restaurang: så planerar du för drift, avtal och arbetsmiljö

Utgå från driften och personalens faktiska behov

Starta bemanningsplaneringen i driften, inte i schemat. Öppettider, gästflöden över dag och vecka, meny, service och moment som kräver att flera jobbar samtidigt avgör hur många som behövs per skift, vilken kompetens som krävs och när det finns plats för paus och återhämtning.

Låt arbetsmiljön ingå i verksamhetsplaneringen. Arbetsgivarverket säger att en god arbetsmiljö främjar verksamhetsutveckling och bör ingå naturligt i all planering. Väl genomtänkt arbetsmiljöarbete beskrivs som ekonomiskt lönsamt: det minskar ohälsa och ökar arbetsglädjen.

Behovet av personalutrymmen varierar kraftigt med verksamhet och arbetstagarnas behov. Arbetsmiljöverket påpekar att välplanerade personalutrymmen, anpassade efter både verksamhetens art och arbetstagarnas förutsättningar, kan förebygga olika risker. Personalutrymmen och stöd till medarbetarna är därför en del av bemanningsfrågan, inte något som läggs på i efterhand.

Dimensionera scheman och skiftlag efter arbetstider och återhämtning

Regler om arbetstid och avtalade villkor sätter ramarna för hur skiftlag kan läggas, hur länge någon kan arbeta sammanhängande och när bemanningen behöver förstärkas.

Antalet personer per skift hänger samman med arbetstider och raster. Bygg schemat med kunskap om både bemanning och de personalutrymmen som skiftlagen faktiskt kan använda.

Pauser och raster ingår i dimensioneringen. Schemat måste ge utrymme för återhämtning, och bemanningen måste rymma att pauserna verkligen kan tas ut.

Fördelar och risker med flexibla skiftlag

Avtal och villkor som påverkar bemanningen

Lagstadgade krav skiljer sig från kollektivavtalade villkor. Lagarna beslutas av Sveriges riksdag, medan ett kollektivavtal är en överenskommelse mellan arbetsgivare och fack. Finns inget kollektivavtal på arbetsplatsen gäller bara lagarna.

Arbetstidslagen styr hur mycket du får arbeta per dygn, vecka och år, och i vilken omfattning du har rätt till pauser, raster eller måltidsuppehåll. Arbetsmiljöverket ger dessutom ut föreskrifter som preciserar arbetsmiljökraven, exempelvis för buller, farliga ämnen, ensamarbete och arbetsplatsens utformning.

Känn till villkoren innan schemat sätts. Arbetstidens ramar, rätten till raster och pauser samt avtalade regler avgör hur skiftlag kan läggas, hur länge någon kan arbeta sammanhängande och när bemanningen behöver förstärkas. Reda ut det i förväg gör bemanningsplaneringen mer förutsägbar.

Bygg in systematiskt arbetsmiljöarbete i bemanningsplanen

Enligt Prevent handlar systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, i stora drag om att hitta och bedöma risker i arbetsmiljön, åtgärda dem och sedan kontrollera att åtgärderna fungerar. Metoden är praktisk och kan även användas för bemanning och schema.

Arbetsgivarverket beskriver att arbetsmiljöarbetet bland annat innebär att utreda ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud, göra riskbedömningar, vidta åtgärder, kontrollera dem och fördela arbetsmiljöuppgifter. Arbetsgivaren ansvarar för att ta fram arbetsmiljöpolicy och rutiner för hur arbetet ska bedrivas.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om utformning av arbetsplatser, AFS 2023:12, syftar till att arbetsplatser ska utformas så att ohälsa och olycksfall förebyggs och en god arbetsmiljö möjliggörs. Föreskrifterna hänvisar till bestämmelserna om systematiskt arbetsmiljöarbete i arbetsmiljölagen och AFS 2023:1. Bemanning och schema kan ingå i riskbedömningen genom frågor som: finns tillräcklig tid, går pauserna att ta ut och finns rätt stöd under högt tempo?

Förebygg belastning, stress och trakasserier i restaurangmiljön

Restaurangarbete innebär ofta många mänskliga kontakter. Arbetsmiljöverket lyfter att sådant arbete kan vara stressigt, och då blir pausutrymmen som ger lugn och återhämtning viktiga.

Även fysisk belastning spelar in. Arbetsmiljöverket nämner ensidigt upprepat, starkt styrt eller bundet arbete som exempel på tröttande fysisk belastning. Personalutrymmen där man kan sitta bekvämt under raster och pauser kan öka möjligheten till återhämtning.

Trakasserier är en känd risk i branschen. Enligt Prevent är hierarkier och traditioner några orsaker till att personal i restaurangbranschen oftare utsätts för trakasserier än i andra branscher. Arbetsgivarverket lyfter i sin tur hot, våld och trakasserier från tredje man som en del av arbetsmiljöarbetet.

Bemanning, pauser och tydliga rutiner kan sänka riskerna. När schemat ger plats för återhämtning, pausutrymmen finns nära arbetet och det är tydligt vem som gör vad vid hot, stress eller trakasserier, blir ohälsa lättare att förebygga.

Viktiga siffror om arbetsmiljö i restaurangbranschen

Personalutrymmen för paus och återhämtning

Personalutrymmen är rum och utrymmen som arbetstagare kan använda i anslutning till arbetet. När det gäller mat säger Arbetsmiljöverket att arbetstagarna måste kunna äta under lämpliga förhållanden. Den som tar med egen mat behöver också kunna förvara och värma den.

Utrymmena måste ligga så nära arbetsplatsen att arbetstagarna kan använda dem. Vad som är ett acceptabelt avstånd beror på typen av arbete. Om verksamheten inte kan erbjuda dagsljus på arbetsplatsen är god tillgång till dagsljus i personalutrymmena extra viktig.

Arbetstiderna styr hur många som använder ett personalutrymme samtidigt. Vid skiftarbete kan det räcka att vissa utrymmen är anpassade till antalet personer i ett skiftlag, om lagen normalt inte behöver använda dem samtidigt. Ibland kan flera företag dela personalutrymmen, förutsatt att kraven på personalutrymmen uppfylls. Allmänna krav på inomhusklimat, utrymning, säkerhet och tillgänglighet gäller också för personalutrymmen.

Detta hör till bemanningsplaneringen, eftersom pauser och återhämtning kräver fungerande utrymmen. Att planera skiftlag utan att samtidigt planera för mat, förvaring, värmning och vila gör schemat svårare att hålla över tid.

Roller, ansvar och samverkan

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön. Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren undersöka, genomföra och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö nås. Arbetsgivaren ska också beakta arbetstagarens särskilda förutsättningar för arbetet genom att anpassa arbetsförhållandena eller vidta annan lämplig åtgärd, enligt 3 kap. 3 § arbetsmiljölagen.

Skyddsombud och arbetstagare är viktiga för en god arbetsmiljö.

Samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare ingår i arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljöpolicy och rutiner, och rutinerna bör svara på när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras samt vilka som bör medverka. Tydliga rutiner ger förutsägbarhet, effektivitet, trygghet och transparens i verksamheten.

För bemanningen betyder det att ansvar och roller måste vara kända: vem planerar schemat, vem fångar upp signaler om stress eller hot och vem följer upp att åtgärderna fungerar.

Introduktion och kompetens som en del av bemanningen

Rätt bemanning handlar inte bara om antal personer, utan också om rätt kompetens. I utbildningen mot restaurang- och livsmedelsbranschen ingår exempelvis service, hygien, näringslära, specialkost, alkoholservering, kundbemötande och samarbete. Där ingår också att planera, organisera, genomföra och kvalitetssäkra arbetet samt ekonomi och företagande. Programmet lägger stor vikt vid arbetsmiljöfrågor för att undvika arbetsskador och bygga upp en god hälsa.

Nyanställda och vikarier behöver introduktion som täcker både praktiska rutiner och arbetsmiljö. Den kan handla om var personalutrymmen finns, hur pauser läggs, vilka rutiner som gäller vid hot eller trakasserier och hur avvikelser rapporteras. Introduktionen bör anpassas efter personens tidigare erfarenhet och roll.

Prevent har webbutbildningen Schyst på jobbet, som beskrivs som en grundläggande arbetsmiljöutbildning med fokus på gemenskap och samarbete och hur man tillsammans jobbar för en bra arbetsmiljö. Den vänder sig till anställda och studerande inom besöksnäringen. Prevents checklistor kan användas som stöd för att undersöka arbetsmiljön. Praktisk träning i service, hygien, samarbete och säkerhet kan med fördel kopplas till de checklistor och rutiner som redan finns på arbetsplatsen.

Kontrolllista för arbetsmiljö i restaurang

Följ upp och justera med handlingsplan

Riskbedömningar, checklistor och handlingsplaner är verktyg för att följa upp bemanning, arbetsmiljö och avtal över tid. Prevent beskriver att deras checklistor kan användas av chef och skyddsombud för att undersöka riskerna i verksamheten. När man besvarar frågorna, bedömer riskerna, skriver in åtgärder och följer upp har man en skriftlig riskbedömning och handlingsplan.

Åtgärderna måste följas upp så att de fungerar. Uppföljningen bör därför återkomma, inte bara göras en gång.

Bemanningsplaneringen hänger samman med tre delar: drift, avtal och arbetsmiljö. Driften styr hur många som behövs och när. Avtalen styr arbetstid, raster och pauser. Arbetsmiljön styr hur schemat påverkar människor och vilka åtgärder som krävs. Följer du upp alla tre i samma handlingsplan blir det lättare att justera bemanningen innan problemen växer.