Så räknar du ut personalkostnaden per arbetad timme

Så räknar du ut timkostnaden – snabbmodellen

För timanställda kan du använda SD Worx formel: bruttolön per timme × antal timmar × 1,12 för semesterersättning × 1,3142 för arbetsgivaravgift = total kostnad för de arbetade timmarna. Per timme blir kostnaden timlön × 1,12 × 1,3142. SD Worx exempel med 170 kr/h ger: (170 kr × 1 h × 1,12) × 1,3142 ≈ 250 kr/h.

För månadsavlönade måste månadslönen först räknas om till timlön. Personalkollen använder divisorn 173 för Visita/HRF och visar att 25 000 kr / 173 = 144,5 kr per timme. Divisorn kan skilja sig om du tillämpar ett annat grundavtal. När timlönen är framtagen lägger du på semesterersättning och arbetsgivaravgifter enligt samma princip som för timanställda.

Snabbmodellen ger en grundkostnad. Den innehåller inte OB, kostförmån, tjänstepension, avtalsförsäkringar eller Fora-avgift. Personalkollens exempel med sådana poster landar på 2 363,94 kr för 10 arbetade timmar med 150 kr/h, vilket motsvarar 236,39 kr per arbetad timme. Kontrollera därför alltid om din kalkyl ska innehålla fler poster än timlön och lagstadgade avgifter.

Personalkostnad per arbetad timme – jämförelse mellan olika modeller

• Total kostnad per arbetad timme (SD Worx) — 250 kr/h

Fördelar och nackdelar med att använda snabbmodellen

Varför timkostnaden är högre än timlönen

Arbetsgivarens kostnad stannar inte vid bruttolönen. I Personalkollens exempel har en timanställd 150 kr/h, arbetar 10 timmar och har OB 1 på 26,79 kr för 1 timme. Bruttolönen blir då 1 526,79 kr. Semesterersättningen beräknas till 12 procent och blir 183,21 kr. Arbetsgivaravgifterna blir 31,42 procent på bruttolönen (479,72 kr), på semesterersättningen (57,56 kr) och på kostförmånen 67 kr (21,05 kr). Fora beräknas till 4,5 procent av bruttolön + semester (1 710 kr) = 76,95 kr, och Fora löneskatt till 24,26 procent av 76,95 kr = 18,66 kr. Summan blir 2 363,94 kr.

Personalkostnad per arbetad timme är alltid total kostnad delad med faktiskt arbetade timmar. I exemplet ovan blir det 2 363,94 kr / 10 timmar = 236,39 kr per arbetad timme, jämfört med timlönen 150 kr. Skillnaden består av semesterersättning, arbetsgivaravgifter, OB, kostförmån och Fora. För månadsavlönade kan personalkostnaden i Personalkollen beräknas antingen automatiskt per arbetad timme eller per kalenderdag; det senare är endast valbart för månadsavlönad personal.

Kostnadsposterna som ska med i kalkylen

Bruttolön eller timlön är basen. Enligt Fortnox beräknas semesterlön och sociala avgifter på den anställdes lön före skatt. Rörliga tillägg som OB, bonus och provision kan tillkomma. Personalkollens exempel visar hur OB 1 på 26,79 kr och kostförmån på 67 kr läggs in i underlaget.

Semesterlön eller semesterersättning: PwC anger att semesterlön ska beräknas på semesterlönegrundande lön med 12 procent. SD Worx anger att semesterlönen ligger på 12 procent av all semestergrundande lön och ibland högre enligt kollektivavtal. Personalkollen räknar i sina exempel med 12 procent enligt semesterlagen.

Arbetsgivaravgifter: SD Worx anger 31,42 procent för majoriteten av alla anställda. PwC preciserar att personer födda 1958 och senare har 31,42 procent, medan personer födda 1938–1957 har 10,21 procent. Fortnox anger att födelsedatum och eventuellt växa-stöd påverkar arbetsgivaravgiften.

Tjänstepension och avtalsförsäkringar: PwC beskriver att kollektivavtal kan kräva pensionsavtal, vanligen från 22 eller 25 års ålder inom privata kollektivavtalade planer. I PwC:s kalkyl används 4,5 procent upp till 47 625 kr och 30 procent på lönedelar därutöver, plus 1 procent för andra försäkringar som sjuk- och efterlevandeskydd. Flexpension kan tillkomma med upp till ett par procent av månadslönen. Fortnox kalkylator använder en schablon på 5 procent för försäkringskostnaden.

Särskild löneskatt och Fora: PwC anger att särskild löneskatt på pensionskostnaden är 24,26 procent. Personalkollen visar en Fora-avgift på 4,5 procent av bruttolön + semester, och därefter Fora löneskatt på 24,26 procent av Fora-avgiften. Fortnox anger att 4,5 procent av den totala lönesumman ligger till grund för särskild löneskatt i deras kalkyl.

Kostnadsposter i personalkostnaden per arbetad timme

Så hanterar du semesterersättning och semesterlön

Vid timlön används ofta semesterersättning, medan fast månadslön hanteras med semesterlön. Fortnox anger att sammalöneregeln används vid fast månadslön, medan procentregeln används vid timlön och andra rörliga lönedelar som bonus eller provision. Om minst 10 procent av lönen är rörlig lön måste semesterlönen enligt Fortnox beräknas enligt procentregeln.

Vanliga nivåer: Fortnox anger att semestertillägget enligt semesterlagen ska vara 0,43 procent av månadslönen per semesterdag, och att kollektivavtal eller enskilda avtal kan ge högre tillägg, vanligtvis 0,8 procent per semesterdag. PwC skriver att semestertillägget i praktiken är 0,8 procent av månadslönen multiplicerat med antalet uttagna semesterdagar för bolag med kollektivavtal. SD Worx anger 0,8 procent per dag vid kollektivavtal och 0,43 procent utan kollektivavtal.

Semesterlön och semestertillägg ska också ligga till grund för arbetsgivaravgifter och pension. I PwC:s kalkyl beräknas arbetsgivaravgifter och tjänstepension på både lön och semesterlön. Det innebär att en högre semesterlön också höjer sociala avgifter och pensionsavsättning.

Räkneexempel: timanställd per arbetad timme

Steg för en timanställd utan OB och förmåner: 1) Utgå från timlönen. 2) Räkna semesterersättning som 12 procent av bruttolönen. 3) Lägg på arbetsgivaravgifter med 31,42 procent på både bruttolön och semesterersättning. 4) Lägg eventuellt på Fora-avgift med 4,5 procent av bruttolön + semester och Fora löneskatt med 24,26 procent av Fora-avgiften.

SD Worx exempel: 170 kr/h. (170 kr × 1 h × 1,12) × 1,3142 ≈ 250 kr/h. Det betyder att 170 kr i timlön ger cirka 250 kr i total kostnad per arbetad timme när semesterersättning och arbetsgivaravgifter räknas med.

Personalkollen visar ett exempel med fler poster: timlön 150 kr/h, 10 arbetade timmar, OB 1 på 26,79 kr för 1 timme, kostförmån 67 kr, semesterersättning 12 procent (183,21 kr), arbetsgivaravgifter 31,42 procent på bruttolön (479,72 kr), på semester (57,56 kr) och på kostförmån (21,05 kr), Fora 4,5 procent av 1 710 kr (76,95 kr) och Fora löneskatt 24,26 procent av 76,95 kr (18,66 kr). Total rörlig personalkostnad blir 2 363,94 kr för 10 timmar, alltså 236,39 kr per arbetad timme.

Steg-för-steg: Räkna ut personalkostnad per arbetad timme

1. 1. Utgå från timlönen — 150 kr/h

Räkneexempel: månadslön omräknad till timkostnad

Personalkollen räknar om en månadslön på 25 000 kr med divisor 173: 25 000 kr / 173 = 144,5 kr per timme. Divisorn 173 gäller för Visita/HRF och kan skilja sig åt om du tillämpar ett annat grundavtal. För 10 arbetade timmar blir bruttolönen 1 445 kr.

Med OB 1 på 26,79 kr för 1 timme blir bruttolönen 1 471,79 kr. Semesterersättningen blir 12 procent = 176,61 kr. Arbetsgivaravgifterna blir 31,42 procent på bruttolönen (462,43 kr), på semesterersättningen (55,49 kr) och på kostförmånen 67 kr (21,05 kr). Fora blir 4,5 procent av bruttolön + semester (1 648,40 kr) = 74,18 kr, och Fora löneskatt 24,26 procent av 74,18 kr = 17,99 kr. Total rörlig personalkostnad blir 2 279,54 kr för 10 timmar.

Per arbetad timme blir det 2 279,54 kr / 10 = 227,95 kr, att jämföra med den framräknade timlönen 144,5 kr. Eftersom divisorn kan variera mellan avtal och eftersom kostnaden per timme påverkas av hur många timmar som faktiskt arbetas, blir de verkliga arbetade timmarna avgörande för timkostnaden.

Justeringar: OB, förmåner, frånvaro och rörlig lön

OB-ersättning: Personalkollens exempel visar OB 1 på 26,79 kr för 1 timme. OB läggs till bruttolönen och höjer därmed semesterersättning, arbetsgivaravgifter och Fora.

Kostförmån: I Personalkollens exempel ingår kostförmån på 67 kr, och arbetsgivaravgifterna beräknas med 31,42 procent även på denna förmån (21,05 kr). Förmåner kan alltså öka den totala personalkostnaden utan att synas som kontant lön.

Bonus och provision: Fortnox anger att rörliga lönedelar som bonus eller provision hanteras enligt procentregeln. Om minst 10 procent av lönen är rörlig lön måste semesterlönen beräknas enligt procentregeln. Det kan förändra semesterkostnaden jämfört med sammalöneregeln.

Tjänstepension: PwC anger att kollektivavtal kan kräva pensionsavsättningar, i deras kalkyl 4,5 procent upp till 47 625 kr och 30 procent på lönedelar därutöver, plus 1 procent för andra försäkringar. Flexpension kan tillkomma med upp till ett par procent av månadslönen. På pensionskostnaden tillkommer särskild löneskatt på 24,26 procent.

Sjukfrånvaro, utbildning, utrustning, tjänstebil och friskvårdsbidrag: SD Worx listar dessa som kostnader som kan förekomma utöver lön och sociala avgifter. Om den anställde arbetar få timmar men företaget har fasta kostnader för exempelvis utrustning, licenser eller utbildning, blir kostnaden per arbetad timme högre eftersom de fasta kostnaderna slås ut på färre timmar.

Födelseår och växa-stöd: Fortnox anger att födelsedatum och eventuellt växa-stöd påverkar arbetsgivaravgiften. PwC visar att arbetsgivaravgiften är 31,42 procent för personer födda 1958 och senare, men 10,21 procent för personer födda 1938–1957.

Årliga skiften i arbetsgivaravgifter baserat på födelseår

Kontrollera satser och gör en egen kalkyl

Verksamt har en räknesnurra för vad en anställd kostar med lön, semestertillägg, försäkringskostnader, särskild löneskatt och arbetsgivaravgifter. Företagarnas verktyg räknar total kostnad inklusive arbetsgivaravgifter, semesterlön och pension; deras beräkning använder procentregeln och ett tillägg på 0,48 procent av månadslönen för varje semesterdag den anställde har rätt till utöver 25.

Fortnox kalkylator använder en schablon på 5 procent för försäkringskostnaden och 4,5 procent av den totala lönesumman som underlag för särskild löneskatt. Födelsedatum och växa-stöd påverkar arbetsgivaravgiften, och vald semesterregel styr semesterlönen. Personalkollen beräknar personalkostnader med arbetsgivaravgifter, semesterersättning, lönetillägg, förmåner och Fora-avgift, och kan visa kostnad per arbetad timme eller per kalenderdag för månadsavlönade.

SD Worx och PwC har genomgångar och kalkyler för lön, semester, arbetsgivaravgifter, pension, försäkringar och särskild löneskatt. Skatteverket visar hur skatt dras och betalas in, och att skattesatsen bland annat beror på kommun och medlemskap i Svenska kyrkan eller annat trossamfund. Ekonomifakta kan användas för att räkna ut lön efter skatt och se inkomstskatt och arbetsgivaravgift genom att fylla i månadslön eller annan inkomst, hemkommun och födelseår.

Satser, tak och schabloner är årsberoende och kan ändras. PwC:s kalkyl använder 47 625 kr som gräns, vilket enligt PwC motsvarar 7,5 inkomstbasbelopp år 2024 dividerat med 12 månader, och Personalkollens exempel är för 2025. Kollektivavtal kan dessutom ge andra nivåer för semestertillägg, pension och försäkringar. Kontrollera därför aktuella satser för det år du räknar på och vilket kollektivavtal som gäller.