Så lägger du scheman enligt arbetstidslagen och dygnsvila

Börja med dygnsbrytet – det styr hela schemat

Dygnsbrytet är tidpunkten då 24-timmarsperioden bryts. Bestäm det innan du lägger ut några pass. Arbetsgivaren ska ange brytet i schemat så att varje anställd ser vilket dygnsbryt som gäller. Det får vara olika mellan individer, men varje anställd ska få 11 timmars vila i varje 24-timmarsperiod. Samma dygnsbryt ska gälla hela schemaperioden (Kommunal och SKR).

Dygnsbrytet avgör vilka timmar som hamnar i samma 24-timmarsperiod. Därför avgör det om en ledighet räknas som en obruten vila eller delas i två kortare delar. Lås brytet för hela schemaperioden innan passen placeras: flyttar du brytet mellan enskilda dygn går det inte att visa att varje 24-timmarsperiod innehåller 11 timmars sammanhängande vila.

Räkna 11 timmars dygnsvila i varje 24-timmarsperiod

Alla arbetstagare ska ha minst elva timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod. Huvudregeln är att tiden mellan midnatt och klockan 5 ingår; man arbetar på dagen och vilar på natten. Avvikelse får göras om verksamheten måste bedrivas dygnets alla timmar (Kommunal).

Räkna från slutet av ett pass till början av nästa, och per 24-timmarsperiod – inte per kalenderdygn. Ett sent pass följt av ett tidigt morgonpass bryter 11-timmarsregeln utan att det syns i en vanlig veckoöversikt.

Avvikelsen är inte fri: den förutsätter dygnet-runt-verksamhet. Kan verksamheten inte bedrivas dygnet runt finns ingen grund att frångå kravet på sammanhängande ledighet som omfattar midnatt–05.

Nyckelregler enligt arbetstidslagen

Lägg veckovilan som en egen 36-timmarsperiod

Veckovilan är minst 36 timmars sammanhängande ledighet under en sju dagars period. Den ska så långt möjligt ligga på veckoslutet (Kommunal).

Beredskapstid räknas inte som veckovila. Vid beredskap står den anställde till arbetsgivarens förfogande på hemmaplan för att vid behov utföra arbete. Sådana timmar kan inte fylla upp ett 36-timmarsblock. Lägg veckovilan som ett eget block i schemat, skilt från beredskapsdygnen.

Håll isär dygnsvila och veckovila – men 47 timmar kan fortfarande läggas

Inför skärpningen av reglerna om 11 timmars dygnsvila gick SKR ut med att veckovila och dygnsvila var två olika saker som inte kunde sammanfalla i tid. Då räknades 36 timmars veckovila och 11 timmars dygnsvila ihop till 47 timmars vila, och flera arbetsgivare lade scheman så.

En ny dom från EU-domstolen ger ett nytt läge: enligt domen är dygnsvila och veckovila två fristående rättigheter. Det anser både Kommunal och SKR. Parterna utreder nu om domen påverkar avtalet och om frågan ska förhandlas i avtalsrörelsen 2024. Innan det är klart kan veckovilan på 36 timmar också innehålla 11 timmars dygnsvila.

47 timmar är ändå inte stoppat. SKR och Kommunal är eniga om att EU-domen inte hindrar 47 timmars vila och att scheman fortsatt kan läggas så. ”Detta ska alltså inte uppfattas som en rekommendation om att avstå från att förlägga 47 timmars vila”, skriver båda på sina webbsidor. Uppgifterna gäller anställda i kommuner och regioner (SKR) och vårdföretag anslutna till Sobona som följer avtalet HÖK AB.

För schemaläggningen är skillnaden konkret: lägger du 47 timmar ligger 11-timmarsdygnsvilan inuti veckovilans block och kräver ingen egen placering. Den tolkning som följer av EU-domen kräver i stället att de två vilorna läggs som separata perioder. Vilket som gäller beror på vad parterna kommer fram till i avtalet.

Kollektivavtal, tillsyn och undantag

Arbetstidslagen är semidispositiv. Genom kollektivavtal som slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation får undantag göras från lagen i dess helhet eller avvikelser från vissa paragrafer. Vilka regler som kan avtalas bort anges i 3 §. Kommunal beskriver det som att parterna kan komma överens om andra villkor än i arbetstidslagen, men inte sämre villkor, och att det som skiljer sig från lagen alltid ska stå i kollektivavtalet.

Inom kommun och region regleras dygnsvilan i kollektivavtalet HÖK AB. Förändringarna gäller från 1 oktober 2023. Ändringarna i bilaga R och bilaga J samt tilläggsöverenskommelsen om dispenser gäller från 1 februari 2024. Bakgrunden är EU-kommissionens kritik av att kommuner och regioner kunnat minska arbetstagarnas dygnsvila för fritt. Förenklingar i regelverket tillkom även i avtalsförhandlingarna 2024 (Kommunal).

Inom privat och ideell sektor pågår 2024–2025 förhandlingar mellan Kommunal och de privata och ideella arbetsgivarorganisationerna om reglering av dygnsvila. Reglerna i de avtal Kommunal tecknar med Vårdföretagarna är färdigförhandlade, medan övriga avtal ännu förhandlas. Till dess att nya regleringar är framförhandlade och implementerade gäller befintliga regler i kollektivavtalet (Kommunal).

Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetstidslagen och kan medge undantag från vissa regler. Det finns en särskild ansökan om undantag från 13 § arbetstidslagen, som handlar om dygnsvila och förbud mot nattarbete. Myndigheten har däremot inte tillsyn över kollektivavtal, kan inte bedöma om ett kollektivavtal följer lagen och prövar inte heller om kollektivavtal uppfyller arbetstidsdirektivet 2003/88/EG.

Praktiskt exempel: kvällspass, morgonpass och dygnsbryt

Ett kvällspass som slutar 22:00 följt av ett pass som börjar 09:00 ger elva timmar mellan passen. Börjar morgonpasset i stället 08:00 blir vilan tio timmar. Då krävs en avvikelse som förutsätter att verksamheten måste bedrivas dygnet runt.

Ligger dygnsbrytet vid midnatt delas ledigheten 22:00–09:00 i två delar: två timmar före midnatt och nio timmar efter. Ingen del är elva timmar sammanhängande, och 24-timmarsperioden innehåller därför inte den dygnsvila som krävs.

Lägg i stället dygnsbrytet så att den sammanhängande ledigheten hamnar inom en och samma 24-timmarsperiod. Det är så dygnsbrytet ska användas: det ska ligga så att varje 24-timmarsperiod innehåller 11 timmars sammanhängande vila. Samma pass kan ge olika resultat beroende på var brytet ligger.

Checklista innan schemat fastställs

Ordinarie arbetstid: högst 8 timmar under 24 timmar och 40 timmar under sju dagar. Många kollektivavtal har lägre veckoarbetstid.

Sammanlagd arbetstid: högst 48 timmar i genomsnitt per sju dagar under en beräkningsperiod om högst fyra månader (10 b § arbetstidslagen). Semester och sjukfrånvaro räknas som fullgjord arbetstid.

Övertid: allmän övertid högst 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, totalt högst 200 timmar per kalenderår. Ingen får arbeta mer än 150 timmar extra övertid under ett kalenderår.

Raster: rätt till rast när arbetstiden överstiger fem och en halv timme. Vid en arbetsdag på åtta timmar eller mer minst en halv timme sammanlagt.

11 timmars sammanhängande dygnsvila i varje 24-timmarsperiod, med midnatt–05 som huvudregel och avvikelse bara om verksamheten måste bedrivas dygnet runt.

36 timmars sammanhängande veckovila per sju dagar, så långt möjligt förlagd till veckoslutet.

Beredskap räknas inte som veckovila.

Dygnsbrytet angivet i schemat och samma hela schemaperioden.

Avvikelser dokumenterade: vilka pass som bryter mot en regel och på vilken grund – dygnet-runt-verksamhet, dispens eller undantag.