Så jämför du grossistavtal för restaurangens inköp

Kartlägg behovet före jämförelsen

Lista alla inköpskategorier: livsmedel, drycker, utrustning och non food. Non food omfattar engångsartiklar, rengöringsmedel och papper.

Räkna ut volymer per vara och period – per månad eller säsong. Notera säsongsvariationerna; de styr hur mycket du behöver köpa in.

Ta med hela bredden i jämförelsen. En grossist kan täcka flera kategorier, vilket förenklar administrationen men gör jämförelsen mer komplex.

Bland grossisterna finns Livsmedelsgrossisternas medlemsföretag: Martin & Servera, Menigo, Axfood Snabbgross, Svensk Cater, Chefs Culinar, Nordward, Johan i Hallen & Bergfalk och Mårdskog & Lindkvist. Tillsammans står medlemmarna för över 50 procent av försäljningen av livsmedel till restauranger och storkök. Föreningen bildades år 2000 och samverkar med Svensk Handel.

Bestäm vilka kommersiella villkor som är viktiga: avtalstid och bindningstid, uppsägningstid, betalningsvillkor och kredit, prishöjningsklausuler samt rabattnivåer och volymrabatter. Jämför villkoren mellan grossister innan du tecknar avtal.

Bygg en jämförelsemall innan du kontaktar grossisterna: inköpskategorierna som rader, grossisterna som kolumner. Skicka samma behovslista till alla grossister, sätt ett sista svarsdatum och begär samma underlag i samma format från minst två grossister. Be dem fylla i exakt samma rader: enhetspris, förpackningsstorlek, frakt och minimiorder.

Vikta kriterierna efter din meny och dina volymer. För basvaror väger priset per kilo tyngst, medan leveransfrekvens och sortimentsbredd kan avgöra för säsongsvaror. Bestäm i förväg vad som får väga tyngst.

Begär avtalsvillkoren skriftligt från varje grossist. För in avtalstid, uppsägningstid, betalningsvillkor, kredit och prishöjningsklausuler som egna rader i mallen, vid sidan av rabattnivåer och volymrabatter. Då syns skillnaderna mellan avtalen, inte bara mellan prislistorna.

Är verksamheten en upphandlande organisation gäller lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). Enligt Upphandlingsmyndigheten får en inköpscentral bedriva grossistverksamhet och sälja vidare till upphandlande organisationer.

Inköpscentralen kan köpa in varor och tjänster i eget namn eller använda vidarefakturering, och ha ett ramavtal i botten. Den ansvarar ensam för att upphandlingslagstiftningen följs och bär det civilrättsliga ansvaret för leverans och garantiåtaganden.

Ställ grossisternas erbjudanden mot varandra kategori för kategori. Fyll i exakt samma rader för alla, så att skillnaden syns mellan avtalen och inte bara mellan prislistorna.

Top grossister i Sverige – baserat på marknadsandel

Jämför pris per kilo och liter – inte per kolli

Jämför alltid pris per kilo eller liter, aldrig per kolli. Kollin varierar i vikt och volym, så priset per kolli säger inget om det faktiska priset. Räkna om genom att dividera kollits pris med vikten eller volymen.

Fråga efter leverantörens egna märkesvaror. De har ofta samma kvalitet men lägre pris. Jämför dem med märkesvaror per kilo eller liter.

Se upp för dolda kostnader som frakt, expeditionsavgifter och minimiorder. Lägg dem som egna rader i mallen och be grossisten specificera dem skriftligt, så att de kan räknas in i det effektiva enhetspriset per vara.

Jämför alltid samma vara, kvalitet, varuspecifikation och förpackningsstorlek. Räkna om varje vara med samma specifikation i båda avtalen. Skiljer de sig åt, notera skillnaden i stället för att jämföra siffrorna rakt av.

Väg samman enhetspriserna till en varukorg som speglar din meny. Då syns vilken grossist som är billigast totalt, inte bara på enstaka varor. En grossist kan vara billig på en vara och dyr på en annan.

Bedöm sortimentets bredd och aktualitet

Grossisten bör ha ett uppdaterat sortiment. Kontrollera att det matchar menyn och uppdateras löpande, exempelvis med säsongsvaror. Be om en aktuell sortimentslista och fråga hur ofta den uppdateras.

Säkerställ att grossisten har de varugrupper du behöver. Behöver du specialvaror, kontrollera att de finns eller kan beställas.

Be om sortimentslistan med artikelnummer, förpackningsstorlek och enhet. Pricka av varje rad mot menyn och jämförelsemallen. Markera vilka varor som saknas, vilka som bara kan beställas särskilt och vilka luckor som finns.

Rangordna varugrupperna efter hur stor del av inköpen de står för. Lägg de grupper där grossisterna skiljer sig mest högst upp i jämförelsen, så att arbetet läggs där det gör skillnad.

En grossist som saknar en varugrupp kan ändå vara billigast på resten – det syns först i mallen.

En grossist kan hantera tiotusentals artiklar, i vissa fall hundratusentals, och varje artikel har sitt eget efterfrågemönster och sin egen ledtid. Jämför därför per varugrupp och per artikel, inte på hela sortimentet i ett svep.

Svensk Cater uppger ca 50 000 artiklar; det lokala grossistkontoret har i snitt ca 6 000 artiklar lagerlagda. Menigo levererar mat, dryck och utrustning över hela landet.

Aviko Foodservice listar grossistrelationer till Chefs Culinar, Mårdskog & Lindkvist, Snabbgross, Martin & Servera, Menigo och Svensk Cater.

Svensk Cater har 14 000 kunder och 15 grossistkontor med lager. Omsättningen i Sverige är ca 5,2 miljarder SEK och antalet anställda 781.

I Svensk Caters historia ingår Servicegrossisterna, en rikstäckande grossistkedja som bildades 1967.

Väg in leveranssäkerhet och digitala tjänster

Jämför leveransfrekvens, leveranstider och hanteringen av förseningar eller saknade varor. Fråga också om ersättningsvaror och reklamationsrutiner.

Svensk Cater uppger 167 lastbilar i Sverige, varav 12 eldrivna, och 15 grossistkontor med lager.

Jämför om grossister tar betalt för beställningssystem eller uppföljningsverktyg. Digitala tjänster kan ge prisfiler, lagersaldon och inköpsstatistik som underlättar uppföljningen.

Menigo-kunder kan ta del av Menigo Partner med förmånliga partnererbjudanden. Svensk Cater har webbshop och autogiro.

Kontrollera att systemet kan exportera data så att du kan jämföra priser över tid. Leveransfrekvensen styr hur mycket lager du behöver hålla: fler leveranser kan minska lagret men öka administrationen.

Skilj på leveranssäkerhet som löfte och som avtalsvillkor. Ett löfte om trygg leverans är inte samma sak som en avtalad ersättning när en vara uteblir. Be om villkoren skriftligt.

För in leveransvillkoren som rader i mallen: leveransfrekvens, leveranstider, ersättning vid utebliven vara och svarstider vid reklamation. Då går löftena att jämföra mot avtalstexten.

Leveranssäkerhet bygger på att rätt vara finns på rätt plats vid rätt tidpunkt. Fråga hur grossisten prognostiserar och fyller på per artikel, och vilka ledtider som gäller.

Ta med ursprung och lokalproducerat

Ursprung är ett relevant kriterium när du jämför grossistavtal.

Kräv att grossisten kan ange ursprung och spårbarhet för råvarorna. Be om dokumentation.

Jämför hur grossisterna hanterar lokalproducerat: har de separata sortiment, kan de leverera direkt från lokala producenter och går det att byta ut importerade varor mot lokala alternativ?

Skriv in ursprung och spårbarhet som krav per varugrupp. Be om dokumentationen redan vid avtalstecknandet och följ upp att den hålls aktuell.

Gör ursprunget till en egen kolumn per varugrupp i mallen. Markera vilka varor som är lokalproducerade, importerade och vilka som kan bytas ut mot lokala alternativ.

Koppla avtalet till meny och hållbarhet

Grossistavtalet styr vilka råvaror du kan få tag på.

Vill du erbjuda mer vegetariskt, ekologiskt eller närproducerat måste grossisten kunna leverera det. Jämför grossisternas sortiment inom dessa områden. Fråga också om deras hållbarhetsarbete: transporter, förpackningar, svinn och säsongsutbud.

Svensk Cater uppger 12 eldrivna lastbilar av totalt 167 lastbilar i Sverige. Koncernen Euro Cater består av Svensk Cater AB och Dansk Cater A/S och har en omsättning på cirka 12 miljarder SEK.

Koppla avtalet till menyplaneringen. Ett brett sortiment av säsongsvaror kan göra det lättare att byta ut importerade råvaror mot lokala, vilket kan minska miljöpåverkan.

Låt hållbarhetskriterierna bli egna rader i jämförelsemallen, vid sidan av pris och leverans. Då syns det om ett lägre pris per kilo köps till priset av ett smalare säsongsutbud.

Vikta hållbarhetskriterierna mot pris och leverans innan du jämför. Bestäm i förväg hur ett bredare säsongsutbud vägs mot ett lägre enhetspris, och skriv in viktningen i mallen.

Följ upp och omförhandla löpande

Inför en rutin för månadsvis uppföljning av priser per kilo och liter. Jämför priser från olika grossister och säkerställ att de är konkurrenskraftiga. Använd inköpsstatistik från grossistens digitala tjänster för att se dina volymer per vara.

Följ upp leveransprecisionen: antal försenade leveranser och antal saknade varor. Det ger konkreta argument vid omförhandling. Om en vara ökar i pris kan du byta till ett alternativ eller förhandla om rabatt.

Ha ett årligt möte med grossisten där du går igenom sortiment, priser och hållbarhet. Om avtalet inte uppfyller dina behov, kontakta alternativa grossister och gör en ny jämförelse utifrån behovslistan.

Sätt en fast dag varje månad för genomgång av enhetspriser, leveransprecision och sortimentsförändringar. Dokumentera avvikelserna i jämförelsemallen så att underlaget växer inför varje omförhandling.

Boka det årliga mötet i god tid och skicka jämförelsemallen till grossisten i förväg. Gå igenom pris per kilo, sortiment och leveransprecision punkt för punkt.

Håll tre nyckeltal aktuella: pris per kilo eller liter, antal försenade leveranser och antal saknade varor per månad. De tre talen blir underlaget när avtalet ska omförhandlas.

Är avtalet tecknat via en inköpscentral kan inköpscentralen ha ett ramavtal i botten. Gå igenom även det vid omförhandlingen, vid sidan av pris, sortiment och leveransprecision.