Så hanterar du personalliggare och kassaregister

Personalliggare och kassaregister: två separata spår

Personalliggare och kassaregister är två separata kontrollspår. En personalliggare är en daglig förteckning över vilka som är verksamma i lokalen eller på arbetsplatsen och när de har börjat och slutat varje arbetspass (Skatteverket). Ett kassaregister är i stället knutet till betalningarna och registrerar försäljningen (Skatteverket).

Personalliggare regleras i skatteförfarandelagen (2011:1244). Kravet finns för att motverka svartarbete och gäller flera branscher, bland annat bygg, fordonsservice, kropps- och skönhetsvård, livsmedels- och tobaksgrossist, restaurang och tvätteri (Skatteverket).

Kassaregistret är knutet till betalningarna. Företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister, och det gäller även elektroniska betalningar som Swish (Skatteverket). För en verksamhet med betalning över disk är kassaregistret därför centralt.

Personalliggaren kan föras manuellt eller elektroniskt (Faronline). Enligt Vendion kan en restaurang använda en elektronisk liggare eller en inbunden bok med förnumrerade sidor. I byggbranschen finns krav på elektronisk personalliggare under de förutsättningar som gäller där (Skatteverket).

Personalliggaren dokumenterar vilka som är verksamma och när arbetspassen börjar och slutar; kassaregistret dokumenterar försäljningen (Skatteverket).

Båda systemen vilar på löpande registrering – arbetspass i den ena, försäljningstransaktioner i den andra – och båda är föremål för Skatteverkets kontroll.

Börja med att skilja på personalliggaren och kassaregistret. Verksamheter som omfattas av personalliggare behöver rutiner för daglig registrering, medan verksamheter med kontant- eller kortbetalningar behöver hålla ordning på försäljningen.

Enligt Timetjek ska personalliggaren innehålla namn och organisationsnummer för företaget eller arbetsplatsen, samt för- och efternamn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer för var och en som är verksam. Datum och tidsperiod för arbetet, inklusive start- och sluttid, ska också anges.

Om verksamheten omfattas av båda regelverken behöver både personalliggaren och kassaregistret skötas löpande.

Vid försäljning ska verksamheten skilja mellan personalliggarens registrering och kassaregistrets försäljningsregistrering. Kontant betalning, kort och elektroniska betalningar som Swish hör till kassaregistrets område (Skatteverket).

Personalliggaren vilar på skatteförfarandelagen (2011:1244). Skatteverket anger skatteförfarandelagen bland rättsinformationen även för kassaregister (Skatteverket).

Praktiskt börjar du med att avgöra vilka kontrollspår verksamheten träffas av. Kassaregister regleras i skatteförfarandelagen (2011:1244), och samma lag ligger bakom personalliggaren (Skatteverket).

Kassaregistret ska uppfylla de tekniska kraven i Skatteverkets föreskrifter, bland annat SKVFS 2021:17 (Skatteverket). Personalliggaren ska i stället kunna visas upp vid ett kontrollbesök.

Personalliggare vs Kassaregister – Nyckelskillnader

Personalliggare i restaurang: registrera arbetspass

Personalliggaren ska uppdateras dagligen och vara lättillgänglig om Skatteverket gör ett besök (Skatteverket). Börja med att utse vem som ansvarar för att uppgifterna förs in och stäms av.

Personalliggaren ska visa vilka som är verksamma i lokalen och när de har börjat och slutat varje arbetspass (Skatteverket).

Anteckna start- och sluttid för varje arbetspass (Skatteverket). Gör registreringen till en del av den dagliga arbetsrutinen, så att uppgifterna inte behöver rekonstrueras i efterhand.

Personalliggaren ska omfatta alla som är verksamma i lokalen. Enligt Vendion är begreppet verksam bredare än anställd; inhyrd personal, oavlönade som hjälper till och många praktikanter kan behöva skrivas in.

Stäm av vilka som faktiskt har arbetat innan dagens registrering avslutas. En kort avstämning vid dagens slut fångar upp saknade uppgifter.

När personalstyrkan ändras, stäm av att liggaren fortfarande motsvarar vilka som arbetar på arbetsplatsen. Den som leder arbetet kan göra kontrollen tillsammans med den som för in uppgifterna.

Håll liggaren tillgänglig och låt en utsedd ansvarig följa upp att dagens registrering är komplett.

Personalliggare: krav och bedömning

Personalliggare krävs i flera branscher, bland annat restaurangbranschen (Skatteverket). Utse den som ansvarar för att uppgifterna förs in.

Personalliggarens uppgifter behöver bevaras enligt de regler som gäller. Enligt Timetjek ska personalliggaren förvaras i minst fem år efter det att den sista uppgiften registrerades. Liggaren ska vara tillgänglig vid ett kontrollbesök (Skatteverket; Timetjek).

Bedöm personalliggaren och kassaregistret var för sig. Personalliggaren gäller uppgifter om vilka som arbetar och när de arbetar, medan kassaregistret gäller registrering av försäljning (Skatteverket).

Om det är oklart hur kravet ska tillämpas på verksamheten, kontrollera den aktuella vägledningen från Skatteverket. Dokumentera vem som gjort bedömningen och se till att personalen känner till den rutin som gäller.

Kassaregister: krav vid kontant, kort och Swish

Kravet på kassaregister utgår från hur kunden betalar. Företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister. Det gäller också om företaget tar emot betalningar elektroniskt, till exempel via Swish (Skatteverket).

Skatteverket räknar betalning med sedlar och mynt, presentkort och kuponger som företaget löser in hos ett annat företag som kontant betalning. Som betalning med kontokort räknas betalning med konto- eller kreditkort och andra elektroniska betalningstjänster som Swish (Skatteverket).

Kravet är inte undantagslöst. Skatteverket anger att det finns vissa undantag, till exempel om en verksamhet inte har så stor försäljning eller om verksamheten fakturerar hela eller delar av försäljningen (Skatteverket).

Rättsinformation för kassaregister: Skatteverket anger skatteförfarandelagen (2011:1244). Samma lag ligger bakom personalliggaren (Skatteverket; Proposition 2014/15:6).

Näringsidkare som är skyldiga att ha ett kassaregister ska anmäla vilka kassaregister som finns i verksamheten till Skatteverket (Skatteverket). Anmälan är ett eget steg i rutinen.

Gå igenom vilka betalningssätt verksamheten tar emot och säkerställ att försäljningen registreras i kassaregistret. Ta med elektroniska betalningar som Swish i rutinen (Skatteverket).

För en verksamhet med betalning över disk är det praktiskt att kontrollera att kassaregistrets rutiner omfattar kontanter, kort och Swish. Bedöm separat om verksamheten omfattas av något undantag, till exempel vid låg försäljning eller fakturering (Skatteverket).

Kassaregister: tekniska krav och datum

Ett kassaregister ska vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. Skatteverket testar inte om ett tillverkardeklarerat kassaregister uppfyller de föreskrivna kraven – det ansvaret ligger på tillverkaren. Skatteverket publicerar en lista över tillverkardeklarerade kassaregister och en lista över certifierade kontrollenheter, och listorna uppdateras regelbundet (Skatteverket).

Listan över tillverkardeklarerade kassaregister och listan över certifierade kontrollenheter publiceras som pdf. Kontrollera aktuell version innan du väljer modell, så att både registret och kontrollenheten finns med på listorna (Skatteverket).

Läs dokumentationen för både kassaregistret och kontrollenheten innan du väljer utrustning. Jämför den med kraven på kassaregister i SKVFS 2021:17 och föreskrifterna om användning i SKVFS 2021:18 (Skatteverket).

Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister (SKVFS 2021:17). Har registret ett journalminne ska det kunna ta fram registreringar i formatet XML (Skatteverket).

Kontakta din kassaregisterleverantör om du har frågor om ditt kassaregister (Skatteverket).

Har du frågor om ditt kassaregister hänvisar Skatteverket till din kassaregisterleverantör. Vid sidan av SKVFS 2021:17 finns föreskrifter om användning av kassaregister (SKVFS 2021:18), om standardexport av data i journalminne (SKVFS 2021:16), om kontrollenhet (SKVFS 2016:1) och om kontrollsystem (SKVFS 2020:9) (Skatteverket).

Föreskrifterna har olika innehåll. SKVFS 2021:17 anger kraven på kassaregistret och SKVFS 2021:18 hur registret ska användas. SKVFS 2021:16 gäller standardexport av data i journalminne, SKVFS 2016:1 kontrollenhet och SKVFS 2020:9 kontrollsystem (Skatteverket).

Förbered inför den 1 januari 2027 genom att kontrollera att kassaregistret uppfyller SKVFS 2021:17. Om registret har journalminne ska det kunna exportera registreringar i XML (Skatteverket).

Viktiga datum och krav för kassaregister

Kontroll och kontrollavgifter

Skatteverket kan kontrollera personalliggaren och den ska vara lättillgänglig om Skatteverket gör ett besök (Skatteverket). Kontrollera regelbundet att uppgifterna går att ta fram och att dagens registrering motsvarar vilka som arbetat.

Om en personalliggare saknas eller om verksamma personer i lokalen inte är antecknade kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift. Enligt Ludvig är avgiften 12 500 kronor om en personalliggare saknas och 2 500 kronor per person som inte är antecknad.

Håll ansvarsfördelningen tydlig även när personal eller rutiner ändras. Se till att den ansvariga personen kan ta fram liggaren vid behov.

En praktisk kontroll är att jämföra liggaren med vilka som faktiskt arbetar. Gå igenom uppgifterna om vilka som arbetar och deras arbetspass och följ upp sådant som saknas (Skatteverket).

Låt den som leder arbetspasset kontrollera att alla verksamma personer blir uppmärksammade av den som för liggaren. Om bemanningen ändras under dagen behöver rutinen göra det möjligt att fånga upp ändringen.

Kontrollera att rutinen omfattar alla som arbetar i verksamheten. Informera den som ansvarar för registreringen om vilka personer som ska tas med. Följ upp att uppgifterna förs in för varje arbetspass.

Stäm av att liggarens uppgifter motsvarar vilka som faktiskt varit verksamma. När något saknas, rätta till registreringen och se över rutinen så att samma brist inte återkommer.

Kontrollera att start- och sluttiderna för varje arbetspass finns antecknade (Skatteverket). Gör avstämningen som en del av den löpande rutinen och följ upp om uppgifter saknas.

För kassaregistret, kontrollera att försäljningen registreras enligt reglerna, oavsett om kunden betalar kontant, med kort eller via Swish (Skatteverket). Se till att personalen känner till hur rutinen fungerar vid varje betalningssätt.

Håll personalliggaren och kassaregistret som två separata kontrollpunkter. Följ upp arbetspass och personal i liggaren, och kontrollera att försäljningen registreras i kassaregistret. För tekniska frågor om kassaregistret hänvisar Skatteverket till kassaregisterleverantören (Skatteverket).

Håll kassaregistrets tekniska krav åtskilda från personalliggarkraven. Kassaregistret ska uppfylla Skatteverkets föreskrifter, medan personalliggaren dokumenterar vilka som är verksamma och när deras arbetspass börjar och slutar (Skatteverket).

Rutiner för personalliggare och kassaregister

Utse vem som ansvarar för att personalliggaren förs och vem som följer upp att registreringen blir komplett. Den som ansvarar behöver känna till vilka personer som ska tas med och vilka uppgifter som ska registreras (Skatteverket).

För personalliggaren, registrera vilka som är verksamma och när varje arbetspass börjar och slutar (Skatteverket). För kassaregistret, se till att försäljningen registreras vid de betalningssätt som omfattas (Skatteverket). Håll rutinerna åtskilda.

Registrera varje arbetspass dagligen med start- och sluttid (Skatteverket). Kontrollera också att uppgifterna stämmer med vilka som arbetar.

För kassaregistret: kontrollera att modellen finns på Skatteverkets lista över tillverkardeklarerade kassaregister och att kontrollenheten är certifierad. Fråga din leverantör om registret uppfyller SKVFS 2021:17 och kan exportera journalminnet i XML inför den 1 januari 2027 (Skatteverket).

Viktigt datum för kassaregistret är den 1 januari 2027. Från och med då ska registret uppfylla SKVFS 2021:17, och om det har journalminne ska det kunna ta fram registreringar i XML-format (Skatteverket). Kontrollera i god tid med leverantören hur din utrustning uppfyller kraven.

När kassaregister används, följ Skatteverkets aktuella anvisningar. Håll information om kassaregistret och kontrollenheten samlad, så att ansvarig personal kan hantera ändringar enligt anvisningarna. Stäm av oklarheter med kassaregisterleverantören (Skatteverket).

Bedöm separat om verksamheten omfattas av något undantag från kassaregisterkravet. Skatteverket anger att undantag finns till exempel om verksamheten inte har så stor försäljning eller om verksamheten fakturerar hela eller delar av försäljningen (Skatteverket). Dokumentera vilka omständigheter bedömningen bygger på.

Håll samlade uppgifter om vem som ansvarar för personalliggaren och kassaregistret, vilka system som används och vilka rutiner personalen ska följa. Se till att den ansvariga personen kan ta fram liggaren och vet var kassaregistrets dokumentation finns.

Håll personalliggaren tillgänglig för kontroll och följ de regler som gäller för bevarande. Skatteverket kan göra besök för att kontrollera personalliggaren, och den ska vara lättillgänglig (Skatteverket).

Personalliggaren kan föras manuellt eller elektroniskt. Enligt Vendion kan en restaurang använda en elektronisk liggare eller en inbunden bok med förnumrerade sidor. Byggbranschen har däremot krav på elektronisk liggare (Skatteverket).

För en verksamhet med betalning över disk: kontrollera att rutinen omfattar kontanter, kort och elektroniska betalningar som Swish. Bedöm också om den kontanta försäljningen är så låg att något undantag kan vara aktuellt, eller om verksamheten fakturerar sin försäljning (Skatteverket).

Samla rutinerna för personalliggare och kassaregister på ett ställe som berörd personal kan hitta. Beskriv vem som ansvarar för registreringen av arbetspass, vem som följer upp uppgifterna och hur försäljningen ska registreras.

Innan ett kassaregister tas i bruk, gå igenom dokumentationen för registret och kontrollenheten och jämför den med kraven i SKVFS 2021:17 och SKVFS 2021:18. Planera även för XML-export från journalminne inför den 1 januari 2027 (Skatteverket).

Där personalliggare gäller ska den visa vilka som är verksamma och när arbetspassen börjar och slutar (Skatteverket). Kassaregistret ska registrera försäljningen enligt reglerna (Skatteverket). Följ upp båda rutinerna under den löpande driften.