Så hanterar du kassaregister – och personalliggare i byggbranschen

Personalliggare och kassaregister – två olika kontrollspår

Personalliggare och kassaregister är två separata kontrollspår och träffar olika verksamheter. En personalliggare är enligt Skatteverket en förteckning över vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen och när de börjat och slutat varje arbetspass. Den som bedriver byggverksamhet måste föra den elektroniskt.

Syftet är att motverka svartarbete och främja sundare konkurrens i byggbranschen. Skyldigheterna delas mellan byggherren, som anmäler byggarbetsplatsen och tillhandahåller utrustning, och den som bedriver byggverksamheten, som dokumenterar personerna och arbetspassen.

Kassaregistret är i stället knutet till betalningarna. Företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister, och det gäller även elektroniska betalningar som Swish. För en krog eller restaurang med betalning över disk är kassaregistret därför det centrala spåret.

Personalliggare i byggbranschen gäller byggarbetsplatser i Sverige och riktar sig till byggherrar och den som bedriver byggverksamhet. Det finns dock även personalliggarkrav utanför byggbranschen.

För en krog med betalning över disk är kassaregistret ett centralt spår: varje försäljning över disk ska registreras, oavsett om kunden betalar med kort, sedlar och mynt eller Swish. Personalliggare kan dock även bli aktuell för restaurangverksamhet; en publicerad notis har rubriken ”Take away skyldig att ha personalliggare”.

Båda systemen vilar på löpande registrering – arbetspass i den ena, försäljningstransaktioner i den andra – och båda är föremål för Skatteverkets kontroll.

Två myndigheter är centrala. Skatteverket tar emot anmälan av byggarbetsplatser och av kassaregister och genomför kontrollerna. Arbetsmiljöverket föreslås samordna den myndighetsgemensamma samverkan mot arbetslivskriminalitet, med ett kansli där flera myndigheter bidrar med kompetens.

Ds 2021:1 heter Myndigheter i samverkan mot arbetslivskriminalitet. Där föreslås att Arbetsmiljöverket har som uppgift i sin instruktion att samordna arbetet, och att samordningen stärks genom ett kansli med kompetens från flera myndigheter. Kansliet kan ansvara för utbildning, gemensamma rutiner och återrapportering.

Personalliggaren vilar på skatteförfarandelagen (2011:1244). Skatteverket anger skatteförfarandelagen bland rättsinformationen även för kassaregister.

Praktiskt börjar du med att avgöra vilka kontrollspår verksamheten träffas av. En krog med betalning över disk hanterar kassaregister enligt skatteförfarandelagen (2011:1244); en byggarbetsplats hanterar personalliggare enligt samma lag. Personalliggare kan dock även förekomma i andra verksamheter.

Personalliggare i byggbranschen: anmäl, registrera och håll behörigheter uppdaterade

Du som är byggherre ska anmäla varje byggarbetsplats till Skatteverket innan det faktiska byggandet startar, enklast via e-tjänsten. Byggherren ska också se till att det finns utrustning för elektronisk personalliggare. Den som bedriver byggverksamhet ska med vissa undantag föra en elektronisk personalliggare när byggherren har sett till att sådan utrustning finns.

Den som bedriver byggverksamhet ska löpande dokumentera identifikationsuppgifter för de personer som är verksamma i näringsverksamheten. Varje dag ska denne anteckna i personalliggaren vilka som arbetar på byggarbetsplatsen och när de börjat och slutat varje arbetspass. Registreringen är en dagsrutin, inte något som sammanställs i efterhand.

För att registrera, se och avanmäla byggarbetsplatser krävs behörighet. Du ska vara behörig firmatecknare eller registreringsombud för personalliggare bygg. Den som är ombud med läsbehörighet kan se anmälda byggarbetsplatser men inte registrera uppgifter.

Behörighet söks i e-tjänsten eller med blanketten Anmälan e-tjänster Behörigheten Registreringsombud Personalliggare bygg (SKV 4856). Har du ännu inte fått behörighet går det fortfarande att använda den gamla tjänsten.

Bestämmelserna om personalliggare i byggbranschen finns i skatteförfarandelagen (2011:1244) och trädde i kraft den 1 januari 2016. Vid sidan av lagkravet finns frivilliga insatser och projekt för kontroll i branschen, till exempel ID06. Kravet gäller byggarbetsplatser i Sverige.

Proposition 2014/15:6 Minskat svartarbete i byggbranschen ligger bakom bestämmelserna. Där framgår att både byggherren och den som bedriver byggverksamhet har skyldigheter, och att byggherren kan överlåta sina skyldigheter till en näringsidkare som fått i uppdrag att självständigt ansvara för arbetets utförande.

Vad som räknas som byggarbetsplats – en plats där byggverksamhet bedrivs – varierar. Arbetet kan utföras i en annan näringsidkares verksamhetslokal, avse uppförande av en hyresfastighet eller vara ett större vägbygge. Platsen kan anges med en adress, en eller flera fastighetsbeteckningar eller longitud och latitud. Ändras utbredningen under arbetets gång anses byggarbetsplatsen ändå vara densamma.

Kort om skyldigheterna: byggherren anmäler byggarbetsplatsen och tillhandahåller utrustning för elektronisk personalliggare. Den som bedriver byggverksamhet dokumenterar identifikationsuppgifter och registrerar vilka som arbetar och när varje arbetspass börjar och slutar.

När personalliggare inte krävs – och vad som gäller vid gränsfall

Personalliggare krävs bara på byggarbetsplatser inom Sverige. Byggherren har inga skyldigheter på byggarbetsplatser utanför Sverige, och något krav på personalliggare finns inte där.

Två undantag beskrivs särskilt. Skyldigheten gäller inte för mindre arbeten när byggherren är en fysisk person som inte i näringsverksamhet utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten. Därutöver undantas byggarbeten när den sammanlagda kostnaden för byggverksamheten på byggarbetsplatsen kan antas uppgå till högst fyra prisbasbelopp.

Byggherren kan överlåta sina skyldigheter enligt bestämmelserna till en näringsidkare som fått i uppdrag att självständigt ansvara för arbetets utförande. Vid gränsfall avgör byggherrens status och den sammanlagda kostnaden på arbetsplatsen om skyldigheten gäller – inte entreprenadform eller arbetsuppgifter.

Undantagen och möjligheten att överlåta skyldigheterna beskrivs i proposition 2014/15:6.

Kassaregister: från kontant och kort till Swish

Kravet på kassaregister utgår från hur kunden betalar. Företag som tar emot kontant- eller kortbetalningar måste registrera försäljningen i ett kassaregister. Det gäller också om företaget tar emot betalningar elektroniskt, till exempel via Swish.

Skatteverket räknar betalning med sedlar och mynt, presentkort och kuponger som företaget löser in hos ett annat företag som kontant betalning. Som betalning med kontokort räknas betalning med konto- eller kreditkort och andra elektroniska betalningstjänster som Swish. Gränsen går alltså inte vid sedelkassan.

Ska verksamheten använda kassaregister ska det anmälas till Skatteverket. Kravet är inte undantagslöst: Skatteverket anger undantag, till exempel om verksamheten inte har så stor försäljning eller om verksamheten fakturerar hela eller delar av försäljningen. Låg försäljningsvolym eller fakturering kan därför innebära att kassaregister inte behövs, även om verksamheten tar emot betalningar direkt av kunder.

Anmälan av kassaregister görs till Skatteverket, som har en egen ingång med rubriken Så här anmäler du kassaregister. De verksamheter som inte omfattas samlas under rubriken Vissa verksamheter behöver inte ha ett kassaregister.

En publicerad notis har rubriken ”Krav på kassaregister i kontanthandeln”.

För en krog eller restaurang med betalning över disk är kassaregistret det centrala spåret. Anmälan görs till Skatteverket via ingången Så här anmäler du kassaregister, och undantagen prövas mot försäljningens storlek och mot om försäljningen faktureras.

Tekniska krav och kommande datum för kassaregister

Ett kassaregister ska vara tillverkardeklarerat och kopplat till en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. Skatteverket testar inte om ett tillverkardeklarerat kassaregister uppfyller de föreskrivna kraven – det ansvaret ligger på tillverkaren. Skatteverket publicerar en lista över tillverkardeklarerade kassaregister och en lista över certifierade kontrollenheter, och listorna uppdateras regelbundet. Kontrollera att just den modell och den kontrollenhet du planerar att använda finns med där.

Listan över tillverkardeklarerade kassaregister och listan över certifierade kontrollenheter publiceras som pdf. Kontrollera aktuell version innan du väljer modell, så att både registret och kontrollenheten finns med på listorna.

Listorna finns på Skatteverkets sida Kassaregister under rubriken Tillverkardeklarerade kassaregister och certifierade kontrollenheter. Lista över tillverkardeklarerade kassaregister är en pdf på 383 kB, och lista över certifierade kontrollenheter är en pdf på 273 kB.

Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla Skatteverkets föreskrift om krav på kassaregister (SKVFS 2021:17). Har registret ett journalminne ska det kunna ta fram registreringar i formatet XML.

Har du frågor om ditt kassaregister hänvisar Skatteverket till din kassaregisterleverantör. Vid sidan av SKVFS 2021:17 finns föreskrifter om användning av kassaregister (SKVFS 2021:18), om standardexport av data i journalminne (SKVFS 2021:16), om kontrollenhet (SKVFS 2016:1) och om kontrollsystem (SKVFS 2020:9).

Två datum att hålla reda på på kassaregisterområdet: registret ska senast den 1 januari 2027 uppfylla SKVFS 2021:17, och journalminnet ska då kunna exporteras i XML. Kontrollera modellen mot Skatteverkets pdf-listor innan du byter eller köper utrustning.

Vid kontroll: oannonserade besök och kontrollavgifter

Skatteverket har möjlighet att göra oannonserade kontrollbesök på byggarbetsplatsen för att kontrollera personalliggaren. Fullgörs inte skyldigheterna ska en kontrollavgift tas ut enligt närmare bestämmelser i skatteförfarandelagen. Vid ett sådant besök står den dagliga registreringen och de uppdaterade behörigheterna på spel.

Bestämmelserna om personalliggare och kontrollavgift finns i skatteförfarandelagen (2011:1244). Kontrollavgift tas ut om skyldigheterna inte fullgörs.

Kontrollarbetet sker delvis i myndighetsgemensam samverkan mot arbetslivskriminalitet. Arbetsmiljöverket föreslås samordna arbetet, och samordningen stärks genom ett kansli med kompetens från flera myndigheter.

Ds 2021:1 föreslår att kansliet bland annat ansvarar för utbildning, gemensamma rutiner och återrapportering.

Hur många kontroller som genomförs har varierat över tid. I SOU 2024:61 anges att det totala antalet kontroller var 13 964 stycken år 2018 och 3 449 stycken år 2023.

SOU 2024:61 heter Effektivare kontrollmöjligheter i systemen rot, rut, grön teknik och personalliggare. Interpellation 2024/25:558 av Marie Olsson (S) hänvisar till utredningen.

Utredningen konstaterar att många verksamheter måste kontrolleras och att kontrollbesök måste genomföras ofta för att personalliggaren ska vara ett fungerande och effektivt verktyg. Antalet kontrollbesök minskade kraftigt från och med 2020 och har därefter inte ökat till nivåerna före pandemin.

Redan före nedgången framfördes kritik i samband med Skatteutskottets utvärdering om att kontrollbesöken var för få och att oseriösa företag inte upptäcks.

Riksrevisionen har särskilt varnat för riskerna för svartarbete och skattefusk i samband med högre tak för rot och rut.

Kontrollen riktar sig mot den dagliga registreringen och mot behörigheterna – det är där bristerna syns vid ett oannonserat besök. Skatteverket är den myndighet som genomför besöket och beslutar om kontrollavgift enligt skatteförfarandelagen.

Kontrollavgiften är knuten till personalliggaren: Skatteverket kan besluta om kontrollavgift enligt skatteförfarandelagen (2011:1244) om skyldigheterna inte fullgörs. För kassaregister hänvisar Skatteverket i stället till din kassaregisterleverantör vid frågor om registret.

Statistik över kontrollbesök (2018–2023)

Praktisk rutin för dig som företagare

Behörigheter och anmälningar: se till att rätt person är firmatecknare eller registreringsombud för personalliggare bygg, och att den som bara har läsbehörighet inte försöker registrera uppgifter. Behörighet söks i e-tjänsten eller med blanketten SKV 4856.

Anmäl varje byggarbetsplats i e-tjänsten innan det faktiska byggandet startar och tillhandahåll utrustning för elektronisk personalliggare. Anmäl kassaregistret till Skatteverket om verksamheten ska ha ett.

Löpande: registrera arbetspass dagligen – vilka som arbetar och när de börjar och slutar.

För kassaregistret: kontrollera att modellen finns på Skatteverkets lista över tillverkardeklarerade kassaregister och att kontrollenheten är certifierad. Fråga din leverantör om registret uppfyller SKVFS 2021:17 och kan exportera journalminnet i XML inför den 1 januari 2027.

Viktiga datum: sedan den 1 januari 2016 gäller kravet på personalliggare i byggbranschen. Från och med den 1 januari 2027 ska kassaregistret uppfylla SKVFS 2021:17 och kunna exportera journalminnet i XML.

Anmälan av kassaregister görs via Skatteverkets ingång Så här anmäler du kassaregister. Verksamheter som saknar kassaregisterplikt samlas under rubriken Vissa verksamheter behöver inte ha ett kassaregister.

Undantag att bedöma och dokumentera: om byggherren är en fysisk person som inte bygger i näringsverksamhet och arbetet är mindre, om den sammanlagda kostnaden beräknas uppgå till högst fyra prisbasbelopp, eller om försäljningen är liten eller faktureras helt eller delvis. Skriv ned vilken grund du lutar dig mot och vilka uppgifter beräkningen bygger på, så att bedömningen går att visa upp vid en kontroll.

Myndigheter och blanketter att hålla reda på: Skatteverket för anmälan och kontroll, blanketten SKV 4856 för behörighet till personalliggare bygg, och Arbetsmiljöverket som föreslås samordna myndighetssamverkan mot arbetslivskriminalitet.

Ds 2021:1 heter Myndigheter i samverkan mot arbetslivskriminalitet. SOU 2024:61 heter Effektivare kontrollmöjligheter i systemen rot, rut, grön teknik och personalliggare.

För en krog med betalning över disk är kassaregistret det centrala spåret: anmälan till Skatteverket, tillverkardeklarerad modell, certifierad kontrollenhet och XML-export från den 1 januari 2027. Personalliggare kan dock även förekomma i andra verksamheter.

Nyckeluppgifter att hålla samlade: Skatteverket och Arbetsmiljöverket; skatteförfarandelagen (2011:1244), SKVFS 2021:17, 2021:18, 2021:16, 2016:1 och 2020:9; blanketten SKV 4856; datumen 1 januari 2016 och 1 januari 2027; samt kontrollavgiften enligt skatteförfarandelagen.

Praktisk ordning för krog med betalning över disk: anmäl kassaregister till Skatteverket, kontrollera modell mot Skatteverkets pdf-listor och fråga leverantören om SKVFS 2021:17 och XML till den 1 januari 2027.

Praktisk ordning för bygg: anmäl byggarbetsplats i e-tjänsten, ha behörighet enligt SKV 4856 och registrera arbetspass dagligen.